Digitalizar archivos

Con la presencia de las principales instituciones educativas y culturales de México (UNAM, UDLA, Tec de Monterrey, Hemeroteca Nacional, INAH, Biblioteca Palafoxiana, UIA, SHCP, SCT, ITESM) se llevó a cabo el Foro de digitalización del patrimonio en las instalaciones del Instituto Mora de la Ciudad de México. La calidad de los ponentes fue desigual, desde ingenieros especializados hasta sociólogos ignorantes (las “razas étnicas”, dijo una señorita), pasando por funcionarios, investigadores y colados como yo.

La problemática planteada por las instituciones fue contrastante por su desigual apoyo institucional, pero en casi todos los casos coincidente respecto a la insensibilidad de las autoridades en el tema de la inversión para la digitalización de archivos históricos. Sí hay interés pero no recursos. Sí hay recursos pero no comprensión. Sí hay equipo pero no personal especializado. No obstante, con mucho o poco apoyo, las instituciones mexicanas garantes de importantes archivos, se han dado a la tarea de iniciar su digitalización con resultados muy diversos, teniendo a la fecha éxitos muy interesantes como en el Centro de Estudios sobre la Universidad de la UNAM, donde han realizado desde 1997 la mejor digitalización de archivos históricos en México, hasta fracasos muy costosos como el del Archivo Municipal de la Ciudad de Puebla, en 2005, que digitalizó sus documentos de los siglos XVI y XVII en discos de vidrio y un error técnico echó a perder todo el esfuerzo, o el de la Biblioteca Juan Comas del Instituto de investigaciones antropológicas de la UNAM que perdió cinco años de trabajo por hacer su digitalización en soportes inadecuados de baja resolución.

La pregunta crucial del Foro fue, sin embargo, de orden metodológico y se remonta al origen de los soportes documentales y a la “fijación” de documentos para preservar o divulgar sus contenidos. “Fijar” un documento es poner sobre un soporte cualquier dato que necesitamos preservar para su utilización posterior. Todo depende de lo que necesitemos hacer con el documento. En el caso de las Cuevas de Altamira sus creadores pensaron en grande, pues utilizaron un soporte protegido que ha durado en buenas condiciones miles de años; el boleto de un viaje en autobús urbano, en contraste, es pensar en corto, pues se trata de que el usuario lo utilice sólo unos minutos.

Aristófanes escribió sus obras probablemente en papiro de origen animal, pero no hay certeza porque no se conserva ningún original. Posteriormente sus obras son pasadas a pergamino, luego a papel primitivo, después a la imprenta con papel moderno, a las ediciones, las traducciones, a cintas de magneto, microfilmes y finalmente al bit, el impulso eléctrico, la digitalización. Las obras son las mismas, los que han cambiado son los soportes. Quizás Aristófanes nunca se imaginó cautivar la atención de 25 siglos posteriores, pero el interés de sus obras propició que se le fuera pasando de soporte en soporte hasta a nuestros días.

No siempre es el contenido lo que importa en los documentos, en un incunable del siglo XVI, por ejemplo, es más importante el soporte que el contenido.

La digitalización, en este sentido, no es sino el más novedoso de los miembros de una extensa familia de soportes que la humanidad ha utilizado por más de cinco mil años. Es el último, el más ligero y sorprendente, pero nada indica que sea el final de los soportes ni mucho menos que su durabilidad esté garantizada en un largo futuro. Simplemente no se sabe y el vertiginoso y permanente cambio de tecnologías nos impide predecir su éxito o fracaso. Lo cierto es que las grandes instituciones con archivos históricos del mundo están siendo muy precavidas a la hora de apostarle al bit más allá de lo inmediato. Es decir, el ingreso de documentos en las más modernas bibliotecas exigen un soporte digital además del convencional, pero eso no implica que sus enormes conjuntos de documentación histórica se vayan a digitalizar en corto tiempo. En cambio, el microfilme sigue siendo el mejor soporte para preservación y consulta a pesar de sus décadas de antigüedad, a grado tal que algunas instituciones que hoy digitalizan sus archivos los microfilman a la vez, asegurando su preservación con este soporte largamente probado.

La pregunta clave del Foro fue entonces ¿para qué digitalizar? Se emitieron dos respuestas:
- Se digitaliza para su preservación a favor de futuras generaciones
- Se digitaliza para su distribución pública, para que el mundo los conozca. Puede llegar a todos los sitios con electricidad a través de centros de computación instalados en los más recónditos municipios de las sierras, a donde también ha llegado la carretera hace muy poco.

¿Entonces qué se quiere: preservar o distribuir?, es muy importante la respuesta porque la relación de costo entre una y otra opción es de 20 a 1. Son dos proyectos diferentes, aunque pueden corresponderse.

Las conclusiones del foro tuvieron que ver con el sentido común. Hay que respetar algunos principios básicos antes de lanzarse a hacer alguna digitalización. Destaco los tres más importantes:

- Debe partirse siempre de una política de desarrollo de colección. No puede hacerse por moda, por capricho o por decisión de un jefe con iniciativa. Debe partirse de una buena selección de la colección, no todo es importante, no todo es necesario, aunque depende de la respuesta a las preguntas señaladas. La política de desarrollo implica la elección tecnológica más adecuada para el fin que persigue. El control de calidad en el proceso de digitalización es clave para su utilización. Si quieres ahorrar, mejor no lo hagas.
- Cuidar que los derechos de propiedad intelectual estén protegidos y protegerse contra cualquier omisión de nuestra parte a ese respecto.
- Establecer obligatoriamente el metadato (que es el contexto documental), pues sin metadato la presencia de un documento en una base de datos es inútil. Nunca digitalices nada sin un metadato (que podríamos entender como “ficha” técnica o argumental).